System KSeF: что это и когда станет обязательным?
System KSeF — (Krajowy System e-Faktur) — это новая государственная цифровая платформа, в которой предприниматели обязаны будут выставлять и получать структурированные электронные фактуры. В 2025–2026 годах обязательное использование KSeF станет ключевым правилом для компаний, работающих с фактурами в Польше. В этой статье разберём, что такое system KSeF, кто подпадает под обязательства, какие сроки и как подготовиться. System KSeF: что это и когда станет обязательным?
System KSeF: что это и когда станет обязательным?
- KSeF — это национальная система электронных фактур, созданная Министерством финансов Польши, где все структурированные e-фактуры (e-faktury) будут выставляться, храниться и получаться через одну центральную платформу.
- Структура фактуры: формат FA(3), стандарты, схемы XML и API, позволяющие интеграцию с бухгалтерскими системами.
Когда станет обязательным?
Согласно закону, подписанному президентом Польши 27 августа 2025 года:
- 1 февраля 2026 — обязательное использование KSeF для крупных налогоплательщиков (продажи за 2024 год превышают 200 млн zł брутто)
- 1 апреля 2026 — система будет обязательна для остальных предпринимателей
- 1 января 2027 — последние, наиболее мелкие компании, у которых месячная сумма счёт-фактур не превышает ~10 000 zł брутто, также перейдут на KSeF обязательный режим .
Что изменится для предпринимателей
| Аспект | До вступления KSeF | После вступления KSeF обязательного |
|---|---|---|
| Формат фактур | бумажные, PDF, обычные электронные и структурированные (добровольно) | обязателен структурированный формат FA(3) через KSeF |
| Номер идентификатор KSeF | отсутствует | автоматически присваивается каждой фактуре в системе |
| Хранение и доступ | каждый ведёт свои архивы | хранение 10 лет, возможность доступа через KSeF |
| Возможности для малого бизнеса | освобождения или отсрочки | постепенные сроки введения обязательности, но подготовка уже необходима |
Как подготовиться к System KSeF?
- Проверить обороты за 2024 год, чтобы понять, попадаете ли под категорию „крупного налогоплательщика” или под отсрочки.
- Обновить/доработать программное обеспечение бухгалтерии, чтобы поддерживало формат FA(3), интеграцию с API KSeF.
- Обучить сотрудников бухгалтерии, отдела продаж и IT, как работают e-фактуры, какие требования, как обрабатывать исключения.
- Установить внутренние процедуры для быстрого реагирования на ошибки, работу в офлайн-режиме (на случай технических сбоев), архивацию документов.
Штрафы и риски несоблюдения
- За несоблюдение обязательного e-фактурирования через KSeF могут быть предусмотрены штрафы.
- Если не адаптировать сроки, формат или не интегрировать систему вовремя — возможны проблемы с налоговой, невозможность списать НДС и поздние корректировки.
- Для малого бизнеса особенно важно соблюдать переходный период, иначе из-за отсутствия готовности можно столкнуться с финансовыми и операционными трудностями.
Вывод
System KSeF — это большой шаг к цифровизации польской бухгалтерии. С 1 февраля 2026 года начинается обязательное использование для крупных компаний, далее — для всех остальных.
Если вы предприниматель: готовьтесь заранее, проверяйте возможности вашей бухгалтерской системы, обучайте команду, чтобы переход прошёл гладко.